Das Gemeindebüro ist die zentrale Anlaufstelle der Kirchengemeinde für Gemeindeglieder, Ehrenamtliche, Mitarbeitende und externe Ansprechpartner*innen. Durch die Fusion der Bramfelder Kirchengemeinden arbeitet ein Team aus zwei Sekretär*innen an zwei Standorten und mit einer Verwaltungsleitung zusammen, das die anfallenden Aufgaben gemeinsam verantwortet, im Team abstimmt und untereinander aufteilt.
Zu den Aufgaben, die die beiden Sekretäri*nnen gemeinsam wahrnehmen und untereinander aufteilen, gehören insbesondere:
- Durchführung der Büro- und Telefonsprechzeiten sowie Erteilung allgemeiner Auskünfte
- Bearbeitung von Amtshandlungen (Taufe, Konfirmation, Trauung, Bestattung) und Pflege der Gemeindedaten mit KiRa
- Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs einschließlich Weiterleitung, Sortierung und Erstkommunikation
- Bearbeitung von Rechnungen und Verwaltungsangelegenheiten mit der kirchlichen Finanzsoftware BC
- Organisation und Vergabe von Gemeinderäumen und Gemeindebus einschließlich Vertragswesen
- Koordination und Organisation der Küsterdienste
- Pflege von Terminen, Ressourcen und Daten in ChurchTools
- Erstellung von Abkündigungen für Gottesdienste
- Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere Newsletter, Plakate, Geburtstagsbriefe und weitere Informationsmedien
- Enge Zusammenarbeit mit Pastor*innen, Mitarbeitenden, Ehrenamtlichen sowie den Gremien der Kirchengemeinde
- Gegenseitige Vertretung und vertrauensvolle Zusammenarbeit im Sekretariatsteam